Vertraut von führenden Hotelmarken
Der PMS-Markt ist unübersichtlich: Mews, Apaleo, Protel, Opera, Hotline. Jeder Anbieter hat Stärken und Schwächen. Eine falsche Wahl kostet Jahre mit Workarounds.
Wir vergleichen objektiv basierend auf Ihrem Hoteltyp, Ihrer Größe, Ihren Integrationen und Ihrem Budget. Keine Verkaufsrhetorik, nur Fakten.
Danach managen wir die Migration, damit beim Wechsel nichts kaputtgeht. Datentransfer, Parallelbetrieb, Go-Live.
Was PMS-Beratung bringt
Herstellerunabhängige Beratung
Wir verkaufen kein PMS. Wir beraten. Ohne Verkaufsdruck, ohne Präferenz für einen Anbieter.
Strukturierter Vergleich
Kriterienmatrix, organisierte Demos, klare Entscheidungsgrundlage. Kein Bauchgefühl, sondern belastbare Fakten.
Migrationsbegleitung
Datentransfer, Parallelbetrieb, Go-Live. Wir sorgen dafür, dass der Wechsel sauber und planbar abläuft.
Schnittstellencheck
Verbindet das neue PMS mit Ihren bestehenden Tools? Wir prüfen Buchungsengine, Channel Manager und alle relevanten Anbindungen.
Unser Vorgehen
Bestandsaufnahme
Wir starten mit Ihrem aktuellen Setup. Welches System nutzen Sie heute? Welche Prozesse laufen gut, welche nicht? Wo entstehen Reibungsverluste? Welche Schnittstellen sind bereits im Einsatz, welche fehlen? So schaffen wir ein klares Bild Ihrer Ausgangslage und definieren, was das neue PMS besser machen soll.
Anforderungsliste und Shortlist
Auf Basis Ihrer Prozesse erstellen wir eine strukturierte Anforderungsliste. Diese wird priorisiert: Was ist zwingend notwendig, was wäre sinnvoll, was ist optional? Aus dieser Grundlage leiten wir eine realistische Shortlist mit passenden Systemen ab, statt den Markt unnötig breit und unübersichtlich zu halten.
Vergleich und Empfehlung
Wir prüfen die Systeme im Detail, vergleichen Funktionen, Aufwand, Stärken, Grenzen und Gesamtkosten. Auf Wunsch begleiten wir auch Demos und helfen dabei, die richtigen Fragen an Anbieter zu stellen. Am Ende erhalten Sie eine klare Empfehlung mit nachvollziehbarer Begründung, damit Sie sicher entscheiden können.
Migration und Go Live
Wenn die Entscheidung steht, begleiten wir die Einführung. Dazu gehören Projektplan, Verantwortlichkeiten, Zeitfenster, Datenmigration, Schulung, Testphase, Parallelbetrieb und Go Live Vorbereitung. Ziel ist ein Wechsel, der nicht nur technisch funktioniert, sondern operativ sauber in Ihren Alltag übergeht.
Welche Punkte wir konkret prüfen
Prozess-Fit: Ein PMS muss zu Ihrem Betrieb passen und nicht umgekehrt. Deshalb prüfen wir, wie gut sich Rezeption, Housekeeping, Aufenthaltsverwaltung, Upselling, Rechnungslogik und Tagesabläufe im System abbilden lassen.
Schnittstellen: Ein modernes PMS funktioniert nie isoliert. Es muss sauber mit Buchungsengine, Channel Manager, POS, CRM, Revenue Tools, Zahlungsanbietern und Reporting Lösungen zusammenspielen. Wir bewerten nicht nur das System selbst, sondern auch seine Anschlussfähigkeit.
Bedienbarkeit im Alltag: Ein System kann funktional stark sein und trotzdem im Team scheitern, wenn es unnötig kompliziert ist. Deshalb achten wir auf Nutzerführung, Schulungsaufwand, Rollenlogik und darauf, wie schnell Mitarbeitende sicher damit arbeiten können.
Skalierbarkeit: Was heute reicht, kann in einem Jahr schon zu klein sein. Wir prüfen, ob das PMS mit Ihrem Haus mitwachsen kann, etwa bei mehr Zimmern, zusätzlichen Standorten, neuen Vertriebskanälen oder erweiterten Serviceprozessen.
Kosten und Folgekosten: Nicht nur die monatliche Lizenz zählt. Entscheidend sind auch Einrichtungsaufwand, Schulung, Zusatzmodule, Schnittstellengebühren, Supportmodelle und interne Ressourcen. Wir helfen, die Gesamtkosten realistisch zu bewerten.
Für wen das besonders sinnvoll ist
Bei geplanter Migration: Wenn Ihr aktuelles PMS nicht mehr mit Ihrem Betrieb mitwächst, Prozesse bremst oder technisch veraltet ist, lohnt sich eine strukturierte Auswahl besonders. So vermeiden Sie, aus Frust in die nächste suboptimale Lösung zu wechseln.
Bei Neueröffnung: Wer neu startet, trifft mit dem PMS eine Grundsatzentscheidung für viele Jahre. Ein sauber ausgewähltes System schafft von Anfang an stabile Prozesse und reduziert spätere Reibung.
Bei Expansion: Sobald mehrere Häuser, komplexere Abläufe oder zusätzliche Rollen hinzukommen, steigen die Anforderungen deutlich. Dann reicht ein einfaches System oft nicht mehr aus. Wir helfen, die richtige nächste Stufe zu definieren.
Bei Unsicherheit im Markt: Der PMS-Markt ist unübersichtlich. Viele Anbieter versprechen ähnliche Vorteile, aber die Unterschiede liegen im Detail. Wenn Sie Klarheit statt Verkaufsrhetorik wollen, ist eine unabhängige Bewertung besonders wertvoll.
Am Ende steht nicht einfach nur eine Systementscheidung, sondern ein klarer Weg in die Umsetzung: eine strukturierte Anforderungsliste, eine begründete Shortlist, eine nachvollziehbare Empfehlung, ein realistischer Migrationsplan und ein sauber vorbereiteter Go Live.
So wird die PMS-Entscheidung nicht zum Risiko, sondern zur Grundlage für effizientere Abläufe, bessere Daten und einen stabileren Hotelbetrieb.
Häufige Fragen zu PMS-Auswahl
Welche PMS-Anbieter vergleicht ihr?
Wir vergleichen alle gängigen und relevanten Systeme, je nachdem, was zu Ihrem Haus passt. Dazu können moderne Cloud Lösungen ebenso gehören wie etablierte Anbieter. Typische Namen im Markt sind zum Beispiel Mews, Canary, roommaster, Opera, protel oder RMS. Entscheidend ist aber nicht, wie bekannt ein System ist, sondern wie gut es zu Ihren Abläufen, Ihrem Team und Ihrer technischen Landschaft passt.
Wie lange dauert eine PMS-Migration?
Typisch sind etwa 3 bis 6 Monate von der Auswahl bis zum Go Live. Der genaue Zeitraum hängt von der Komplexität Ihres Betriebs ab, zum Beispiel von Datenumfang, Schnittstellen, internen Freigaben, Schulungsbedarf und Anzahl der Beteiligten. Bei kleineren Häusern kann es schneller gehen, bei Gruppenstrukturen oder komplexeren Setups länger. Wichtig ist eine realistische Planung mit Puffer statt ein überhasteter Wechsel.
Kann ich bei meinem aktuellen Anbieter bleiben?
Ja, das kann sinnvoll sein. Nicht immer ist ein kompletter Wechsel die beste Lösung. Manchmal reicht bereits ein Upgrade, eine bessere Konfiguration oder eine Optimierung Ihrer aktuellen Prozesse. Wir prüfen zuerst, ob Ihr bestehendes System Ihre Anforderungen grundsätzlich erfüllen kann. Wenn ja, kann eine Weiterentwicklung wirtschaftlicher und risikoärmer sein als eine vollständige Migration.
Was passiert mit meinen bestehenden Daten?
Bestehende Reservierungen, Gästedaten, Rate Codes, Zimmerdaten und andere Stammdaten müssen strukturiert übernommen werden. Genau hier entstehen in vielen Projekten Risiken. Deshalb planen wir die Datenmigration frühzeitig, definieren Verantwortlichkeiten und testen vor dem Go Live, damit beim Umstieg nichts Kritisches verloren geht oder falsch abgebildet wird.
Muss mein Team von Anfang an eingebunden werden?
Unbedingt. Das PMS betrifft nicht nur die Geschäftsführung, sondern vor allem die Menschen, die täglich damit arbeiten. Rezeption, Reservierung, Housekeeping und Administration sollten früh einbezogen werden. Das erhöht die Akzeptanz, verbessert die Auswahl und reduziert Reibung bei Einführung und Schulung.
Erfolgsgeschichten
„Die Anbindung an unsere Marken und Strukturen war nahtlos. Die Kampagnen haben vom Start an überdurchschnittliche Ergebnisse geliefert und unsere Erwartungen klar übertroffen.“